W jaki sposób chronić wizerunek podczas zajęć zdalnych?

Przetwarzanie danych osobowych w ramach zajęć, zaliczeń i egzaminów w formie zdalnej wiąże się w szczególności z przetwarzaniem wizerunku osób, których dane dotyczą (zarówno studentów  jak i pracowników UW).

Należy pamiętać, że przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych zobowiązują do przetwarzania danych osobowych w zakresie minimalnym, ten „zakres minimalny” niejako został określony przez przepisy. Szkoły wyższe posiadają podstawę prawną do kontroli przebiegu i rejestracji weryfikacji efektów uczenia się określonych w programie studiów.

Jednym z najbardziej istotnych ryzyk dla prywatności osób, których dane dotyczą jest rejestrowanie wizerunku. Oznacza to konieczność podjęcia dodatkowych środków ostrożności związanych z przetwarzaniem tej kategorii danych osobowych. Jeżeli nie zostaną wdrożone odpowiednie środki techniczne w celu zabezpieczenia nagrania (np. błędna konfiguracja oprogramowania), należy mieć świadomość, że UW jako administrator danych może zostać pociągnięty do odpowiedzialności nie tylko z tytułu naruszenia przepisów regulujących ochronę danych osobowych, ale także z tytułu naruszenia dóbr osobistych określonych w kodeksie cywilnym.

Pragnę zwrócić uwagę, że w formę zdalną przetwarzania danych osobowych, w tym wizerunku, wpisane jest także ryzyko możliwości nagrania zajęć, zaliczenia i egzaminu przez uczestników tego procesu. Jest to ryzyko, którego nie można uniknąć, dlatego tak istotne jest podjęcie dodatkowego wysiłku by istniejące ryzyko minimalizować.

W związku z powyższym należy:

• korzystać wyłącznie z oprogramowania dostarczanego przez UW;
• skonfigurować transmisję online przy wsparciu pionów informatycznych;
• do procesów zdalnych dopuszczać tylko osoby, których tożsamość można zweryfikować;
• unikać upubliczniania linków do zajęć, zaliczeń i egzaminów;
• informować o rejestrowaniu transmisji online zajęć, zaliczeń i egzaminów;
• przekazać informację dot. przetwarzania danych osobowych – [PL] [EN];
• informować uczestników, że przechowywanie i rozpowszechnianie przez nich nagrań z transmisji może stanowić naruszenie ochrony danych osobowych, a także być niezgodne z przepisami prawa cywilnego i karnego;
• przechowywać nagrania wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia zamierzonego celu (w przypadku egzaminów i zaliczeń w formie zdalnej nagranie należy usunąć po upływie 14 dni od dnia egzaminu lub zaliczenia);
• przechowywać nagrania w formie zaszyfrowanej (więcej o prostym szyfrowaniu plików można przeczytać tutaj);
• niezwłocznie zgłaszać wszystkie wątpliwości lub podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych do Inspektora Ochrony Danych.