Komunikat IOD – korzystanie z dysków w chmurze

Szanowni Państwo,

w związku z pojawiającymi się wątpliwościami dot. przechowywania służbowych dokumentów przetwarzanych w formie elektronicznej uprzejmie przypominam, że przetwarzanie wszystkich plików zawierających informacje służbowe w tym dane osobowe odbywa się wyłącznie z wykorzystaniem narzędzi udostępnionych przez pracodawcę.

Korzystanie z portali filesharingowych w tym dysków w chmurze udostępnianych przez firmy zewnętrzne które nie zostały autoryzowane przez administratora jakim jest Uniwersytet Warszawski jest zabronione. Ewentualne korzystanie z ww. narzędzi może w przyszłości skutkować naruszeniem bezpieczeństwa informacji w tym danych osobowych.

W związku z powyższym rekomenduję dokonanie w Państwa jednostkach organizacyjnych weryfikacji narzędzi wykorzystywanych do przetwarzania informacji w chmurze i ograniczenie przechowywania służbowych plików w usługach chmurowych do narzędzi udostępnionych przez Uniwersytet Warszawski tylko w zakresie niezbędnym do realizacji zadań służbowych.

W przypadku korzystania z innych niż udostępnione przez administratora narzędzi do przechowywania plików należy dokonać przeglądu zawartości przesłanych plików a następnie trwale usunąć pliki służbowe z portalu filesharingowego/dysku w chmurze.

Przetwarzanie plików służbowych w chmurze jest możliwe jedynie w zakresie minimalnym tzn. powinno być ograniczone jedynie do tych dokumentów które są niezbędne do realizacji celu służbowego przez okres niezbędny do osiągnięcia zamierzonego celu.