Jak bezpiecznie udostępniać wyniki zaliczeń i egzaminów – wskazówki IOD

Szanowni Państwo,

przypominamy, że udostępnianie wyników zaliczeń i egzaminów studentów musi odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).

W związku z tym uprzejmie prosimy o przestrzeganie następujących zasad:

Dopuszczalne formy udostępniania wyników:

• lista ocen może zawierać wyłącznie numer indeksu lub indywidualny kod nadany przez prowadzącego (nie pozwalający na bezpośrednią identyfikację osoby);
• w przypadku wysyłki mailowej do grupy studentów należy stosować opcję ukrytych adresatów (UDW/BCC), aby nie ujawniać adresów e-mail innych studentów.

Niedozwolone działania:

• nazwiska, imiona, numery PESEL, numery dokumentów tożsamości lub inne dane osobowe umożliwiające bezpośrednią identyfikację studentów nie mogą być publikowane ani przesyłane razem z ocenami;
• udostępnianie wyników w otwartych kanałach komunikacji (np. grupy społecznościowe, publiczne platformy, ogólnodostępne tablice ogłoszeń online).

Rekomendowane praktyki:

• w przypadku potrzeby udostępnienia szerszego zakresu danych – należy przekazywać informacje indywidualnie (np. przez USOS lub osobiste konto e-mail studenta) z zachowaniem dodatkowych zabezpieczeń rekomendowanych przez IOD (więcej informacji w zakładce Poradniki);
• zawsze należy kierować się zasadą minimalizacji danych: udostępniać tylko te informacje, które są niezbędne do osiągnięcia celu.

W razie wątpliwości dotyczących dopuszczalnych praktyk lub konieczności konsultacji w konkretnym przypadku – prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych – iod@adm.uw.edu.pl