Obowiązek informacyjny

Obowiązek informacyjny - ogólny
Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych na podstawie RODO

1. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych będzie Uniwersytet Warszawski (UW) z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa. Można się z nami kontaktować w jednej z wybranych form udostępnionych na stronie: https://www.uw.edu.pl/kontakt/.

2. Inspektor ochrony danych (IOD)
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, który nadzoruje prawidłowość przetwarzania danych osobowych na Uniwersytecie Warszawskim. Do IOD należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych przez UW. Z IOD można kontaktować się mailowo, wysyłając wiadomość na adres: iod@adm.uw.edu.pl.

3. Cele i podstawy przetwarzania
Państwa dane osobowe przetwarzane są w celach:

  • wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na UW (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. d RODO);
  • wykonania zadań realizowanych w interesie publicznym w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e RODO);
  • wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W pozostałych przypadkach dane osobowe są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody na przetwarzanie w zakresie i w celu określonym w treści zgody – podstawę przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Odbiorcy danych
Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:

  • upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Uniwersytetu Warszawskiego;
  • organy publiczne i urzędy państwowe lub inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej;
  • szkoły wyższe w zakresie unormowanym przez przepisy prawa i stosowne umowy z nimi zawarte;
  • inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z UW przetwarzają dane osobowe dla których administratorem jest Uniwersytet Warszawski;
  • (na zasadach określonych przez RODO) państwa trzecie lub organizacje międzynarodowe.

5. Okres przechowywania danych
Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili realizacji celów określonych w pkt 3, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Jeżeli chodzi o materiały archiwalne, przez czas wynikających z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.).

6. Prawo osób, których dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu (na zasadach określonych w RODO) następujące uprawnienia:

  • prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO);
  • prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych (art. 16 RODO);
  • prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO);
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO);
  • prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 RODO);
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO (art. 77 RODO).

7. Obowiązek podania danych i konsekwencje niepodania danych
Podanie danych osobowych jest obowiązkowe, gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa. Gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny.

Obowiązek informacyjny - umowy cywilnoprawne
Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych – umowy z osobami fizycznymi/osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą

1. Administrator danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO, administratorem Państwa danych jest Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa.
Z administratorem można się kontaktować za pomocą jednej z wybranych form udostępnionych na stronie: https://www.uw.edu.pl/kontakt/.

2. Inspektor ochrony danych (IOD)

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących Państwa danych osobowych, wysyłając wiadomość na adres: iod@adm.uw.edu.pl. Z IOD można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych przez Uniwersytet Warszawski oraz korzystania przez Państwa z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Do zadań IOD nie należy natomiast realizacja innych spraw, jak np. obsługa zawartej umowy, przyjmowanie dokumentów związanych z realizacją umowy, itp.

3. Cele i podstawy prawne i okres przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celach:

  • realizacji zawartej umowy – przez okres obowiązywania umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • organizacji pracy – przez okres obowiązywania umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  • dochodzenia, obrony i ustalania ewentualnych roszczeń z tytułu zawartej umowy zlecenia – przez okres do 3 lat od zakończenia umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • realizacji obowiązków rachunkowych i podatkowych – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • realizacji obowiązków związanych z ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym – przez okres 10/50 lat od zakończenia umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

W celu realizacji zawartej umowy Państwa dane osobowe będą przetwarzane w zakresie koniecznym do realizacji zawartej umowy zlecenia: imię (imiona) i nazwisko; data urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez Państwa; adres zamieszkania; numer PESEL, a w  przypadku  jego  braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; numer rachunku płatniczego (tylko w przypadku, gdy umowa nie przewiduje wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych).

Wszystkie inne dane osobowe (np. wizerunek, numer rejestracyjny pojazdu) będą przetwarzane, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub innych obowiązujących regulacji.

Szczególne kategorie Państwa danych osobowych (tzw. dane wrażliwe), o których mowa w art. 9 RODO, będą przetwarzane wyłącznie w celu wywiązania z obowiązku wynikającego z przepisów prawa lub na podstawie Państwa zgody.

Wszystkie inne Państwa dane będą przetwarzane w szczególnych przypadkach po wyrażeniu przez Państwa odrębnej zgody na ich przetwarzanie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą mają Państwo prawo wycofać w dowolnym momencie. Przypominamy jednocześnie, że wycofanie przez Państwa zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO)

4. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do Państwa danych osobowych będą mieli również upoważnieni pracownicy administratora, którzy muszą przetwarzać dane osobowe zleceniobiorców w ramach wykonywanych obowiązków i zadań służbowych.

Odbiorcami danych mogą być także inne podmioty, którym administrator zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych, np. podmioty świadczące usługi z zakresu ochrony mienia i osób, usługi pocztowe i kurierskie, usługi przewozowe, itp.

Państwa dane służbowe mogą być także przekazywane stronom umów zawieranych przez Administratora, jeżeli będzie to konieczne do realizacji tych umów i będzie wynikało z zawartej umowy zlecenia.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Państwa dane mogą być również przetwarzane przez naszego dostawcę usługi G-Suit dla edukacji firmę Google w jej centrach przetwarzania danych. Państwa dane będą chronione przez standardy określone Tarczą Prywatności, zatwierdzoną przez Komisję Europejską. Zapewni to Państwa danym odpowiedni poziom bezpieczeństwa.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych przez RODO mają Państwo prawo do:

  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
  • sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • usunięcia danych osobowych (z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO);

Przysługuje Państwu również prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

7. Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa oraz innych regulacji do wykonywania zadań wynikających z zawartej umowy jest niezbędne do zawarcia z Państwem umowy. Podanie innych danych osobowych jest dobrowolne.

Obowiązek informacyjny - monitoring wizyjny
Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych utrwalonych za pomocą monitoringu wizyjnego

1. Administrator danych
Administratorem czyli podmiotem decydującym, o tym jak będą wykorzystywane Państwa dane osobowe jest Uniwersytet Warszawski z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa. Z administratorem można się skontaktować wybierając jedną z form kontaktu udostępnioną na stronie: https://www.uw.edu.pl/kontakt/

2. Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących Państwa danych osobowych. Z IOD można się skontaktować wysyłając maila na adres: iod@adm.uw.edu.pl .

3. Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania danych
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celach:

  • zapewnienia oraz zwiększenia bezpieczeństwa członków społeczności akademickiej przebywających na terenie Uniwersytetu Warszawskiego oraz gości Uniwersytetu Warszawskiego;
  • zapewnienie ochrony mienia na terenie Uniwersytetu Warszawskiego;
  • zachowania bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub też innym postępowaniu pozasądowym.

Podstawę do prowadzenia monitoringu wizyjnego stanowi art. 6 ust. 1 lit. e RODO.

4. Okres przechowywania danych
Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące.

5. Odbiorcy danych
Dane osobowe będą udostępniane upoważnionym pracownikom Uniwersytetu Warszawskiego, a także mogą zostać udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

6. Prawa związane z przetwarzaniem danych
Osoba, której wizerunek został zarejestrowany w systemie monitoringu ma prawo do uzyskania informacji nt. operacji przetwarzania danych jej dotyczących w zakresie: reguł rejestracji i zapisu informacji, praw i obowiązków podmiotu prowadzącego monitoring, praw osób objętych monitoringiem. Więcej informacji o prowadzonym monitoringu można uzyskać w jednostkach na obszarach, których prowadzony jest monitoring wizyjny. Gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Obowiązek podania danych i konsekwencje niepodania danych
Przebywając na terenie uczelni dobrowolnie przekazują nam Państwo swoje dane. Jeżeli nie chcą Państwo by Państwa wizerunek został utrwalony w systemie monitoringu wizyjnego należałoby zrezygnować z wejścia na teren Uniwersytetu Warszawskiego, który został objęty monitoringiem wizyjnym.